S rozvojem technologií důležitost ICT systémů v logistice stále stoupá. Ať už jde o řízení dodavatelských řetězců, vyhodnocování efektivity při vedení zakázek podle filozofie lean enterprise, nebo obecně spediční agendu, dříve nebo později bude potřeba vyřešit zajištění technologií – a to jak těch pokročilejších, jako je správa RFID, traceability nebo nastavení EDI platforem, tak těch méně specializovaných, které využívají téměř všechny podniky.

Téma je aktuální především v době, kdy se musí společnosti z oblasti logistiky přizpůsobovat novým, dynamicky se měnícím „pokrizovým“ podmínkám. Ty na jednu stranu slibují velký potenciál, je však nutné umět ho správně uchopit a zhodnotit. A to v době, kdy není bohužel možné očekávat růst prostřednictvím zvyšování marží, jež na trhu i nadále zůstávají nízké a pravděpodobně se to výhledově nezmění.
Jedním z logických řešení je tedy přistoupit k hledání maximální efektivity v procesech – buď pokračovat na bázi lean enterprise, kterou už však tržní situace vyloženě nevyžaduje, nebo se naopak přeorientovat na maximální výkon. V obou případech se může zavádění nových nebo aktualizace zastaralých IT systémů jevit jako správná volba.

Pro mnoho společností je však pořádání výběrového řízení v rámci ICT velmi obávanou záležitostí. Do jisté míry oprávněně, neboť příležitostí či přímo podmínek k chybování je celá řada. Výběrová řízení v oblasti ICT jsou v poslední době skloňována ze všech směrů. A to především s odkazem na kauzy spojené s veřejnými zakázkami. A případy veřejných zakázek mohou být dobrým příkladem, jaká jsou největší rizika ICT soutěží. Nejlépe totiž demonstrují, jaká úskalí na vypisovatele výběrového řízení čekají a na co by se měl při výběru svého dodavatele zaměřit.

VEŘEJNÉ ZAKÁZKY – VÝKLADNÍ SKŘÍŇ RIZIK

Veřejné zakázky v ICT segmentu jsou již obvyklým politickým leitmotivem, a to nejen v období volebních měsíců. Nechybějí v téměř žádném proslovu, který se zaměřuje na prostor ke zlepšení v oblasti nakládání s veřejnými financemi. A i přes tento enormní zájem zatím nikdo nepřišel s ničím jiným než s pouhým konstatováním, že ITC zakázky je třeba lépe kontrolovat a právě skrze kontrolu zajistit úspory na realizacích jednotlivých děl. Centrální nákupy ministerstev a jednotné IT systémy jsou stále hudbou (bohužel) vzdálené budoucnosti a jednání se společnostmi, které poskytují ICT služby, jsou vedeny stále nekoordinovaně.

Je poměrně zajímavé, jaké zvyklosti obecně ve veřejných zakázkách v legislativě fungují. Pohledem řádného hospodáře, respektive někoho, kdo nakládá s vlastními prostředky, se většinou jedná o přístup, který se příčí minimálně zdravému selskému rozumu. Máme-li použít příměr – je nepředstavitelné, že by člověk, který si chce postavit dům, svěřil takto zásadní činnost společnosti jen podle toho, zda splní základní kritéria výběrového řízení, která jsou často nastavena velmi vágně. Tedy společnosti, která právně existuje, deklaruje, že je ekonomicky schopna dodat poptávané dílo, a současně předloží prohlášení, že dům již v minulosti stavěla. Takto nastavená kritéria pochopitelně splní naprostá většina uchazečů. Dalším vyřazovacím kritériem, které pak rozhodne o finálním vítězi, je pak většinou cena.

Neznám jediného majitele domu či bytu, který by byl natolik lehkomyslný, že by pod dojmem nejnižší nabídky tuto vybral. Je to vždy kombinace mnoha faktorů, nejčastěji je to doporučení – nikoli v obecné povaze – někoho, koho známe, komu věříme a kdo měl či má s danou věcí zkušenosti. Současně je třeba uvědomit si, že není každý dům stejný, nejsou dvě identické rekonstrukce bytu a aplikovat unifikovaná řešení v takových případech vede k jedinému – ke špatně odvedené práci.
Stejné je to s IT systémy. Skutečné know-how u zadavatele většinou nese pouze malý počet osob, pokud vůbec. To je dáno tím, že každý informační systém je jiný a každý má svá specifika, včetně nastavení, vyladění apod. Odborníky v takových případech jsou vlastně jen dodavatelské společnosti, protože mají dostatek lidí a zkušeností. Paradoxně jsou právě oni ti, kteří mohou nejlépe pomoci s vysvětlením a charakterizováním podoby zakázky. Tedy toho, co by vlastně zákazník „měl požadovat“, resp. co potřebuje. Z toho pak samozřejmě vyplývá také kvalifikovaný odhad skutečného rozsahu prací, odhadu, jaký dopad bude mít nové řešení na stávající systém, jak změní dosavadní způsob práce a jaký bude ve výsledku dopad na jeho efektivitu.

KDE NENÍ SKUTEČNÁ KVALITA, OTEVÍRÁ SE PROSTOR PRO KORUPCI

Zkušenosti z dob minulých, výsledky policejních razií a na ně často navazující trestní stíhání napovídají, že v IT (ale samozřejmě také vysoce konkurenčních odvětvích) spolu s vysokou nabídkou vzniká z ní vyplývající korupční prostředí. Někteří hráči jsou si bohužel vědomi toho, že bez aktivního ovlivnění průběhu výběrového řízení by zakázku nemuseli nikdy získat.
Motivací je často právě naprostá neporovnatelnost jednotlivých plnění, neboť cena je nepochybně důležitým faktorem pro výběr, ale stanovení ceny jako hlavního kritéria pro konečný výběr bez ohledu na další dopady daného řešení vlastně nic neřeší. A to především proto, že výběr podle ceny je odpovědností toho, kdo o výsledku výběrového řízení rozhoduje. A jak již bylo naznačeno výše, osoba, která je schopna odborně garantovat, že dané řešení a cena budou skutečně ve výsledném plnění dodrženy, to většinou není.

ŠPATNĚ OŠETŘENÉ AUTORSKÉ PRÁVO JAKO PAST

Druhou zásadní skutečností, které je třeba se v rámci ICT věnovat, je problematika autorských, respektive majetkových práv. S nimi jsou totiž spojena práva na úpravu či změnu řešení dodaného v rámci výběrového řízení. V tomto směru se vedou již delší dobu polemiky o tom, jak se k této skutečnosti postavit. Zákazníci by měli taková práva bez výhrad požadovat, jinak se vystavují riziku, že po dobu užívání daného řešení budou muset vždy bezvýhradně spolupracovat s vybraným dodavatelem.

Otázka ceny a rozsahu práv jsou vždy spojené nádoby. Ušetřit na počátku mnohdy znamená dostat spolu s dodaným dílem pouze právo užití, které však neobsahuje právo na úpravu. Ani zde není problém neřešitelný, ale vždy bude záležet na konkrétních dojednaných podmínkách. Pokud však dodavatel nehodlá na řešení přistoupit, často nezbývá než po čase celé dílo kompletně změnit za dílo lepší, s ošetřenými autorskými, respektive majetkovými právy.

CHYBNÉ UŽÍVÁNÍ DÍLA

Třetím problémem je užívání práv bez souhlasu. Nejčastěji jde o situaci, kdy je dílo užíváno ve větším rozsahu – tedy třeba větším počtem uživatelů, než dovoluje smlouva, nebo jiným způsobem, než který byl dohodnut. Zde je nejzásadnější komplikace v tom, že čím dál tím více uživatelů užívá software způsobem či rozsahem odporujícím licenčním smlouvám. V případě veřejných zakázek pak následně s poukazem na zákon o veřejných zakázkách tvrdí, že jim samotný zákon znemožňuje zaplatit, protože musí dojít k zadání zakázky a následně k jejímu vyhodnocení. Tím se doba neoprávněného, tedy nelegálního užívání prodlužuje a škoda dodavateli narůstá.
Takový argument veřejného subjektu je třeba odmítnout jako naprosto nepřijatelný a v konečném důsledku absurdní, protože k porušení již došlo a toto porušení je třeba napravit. Pro nápravu pak není třeba soutěže, ale rychlého jednání, které eliminuje negativní dopady na konečnou cenu. Je s podivem, že orgány činné v trestním řízení nepostihují takové jednání se stejnou razancí jako předražené zakázky či uměle vytvořené zakázky, přestože jde o jednání, které je nejen protiprávní, ale především v konečném důsledku stejně nebezpečné jako předražit zakázku. Řešením takovéto situace je jedině rychlé vyrovnání stavu.

CO Z TOHO VYPLÝVÁ?

Dá se předpokládat, že situace bude v případě výběrových řízení v oblasti logistiky maličko odlišná. Zejména kvůli tomu, že bude většinou poptáváno dílo, o jehož podobě má vypisovatel výběrového řízení poměrně dobrou představu. V případě logistických společností často vznikají řešení na míru a ve výběrových komisích jsou zastoupeni lidé, kteří mají velmi pokročilou představu o svých potřebách. Stejně tak se často nevybírá dodavatel pro zcela nové systémy, ale spíše dodavatel, který by zaktualizoval původní, jež dnešním možnostem přestávají vyhovovat. V takovém případě se pak kritéria výběru, vycházející z realisticky definovaného rámce očekávání, stanovují lépe.

Na druhou stranu, i v takovém případě bývá cena – samozřejmě v závislosti na možnostech společnosti – považována za jedno z nejdůležitějších kritérií a účastníci řízení jsou o tom v tomto duchu zpraveni.

V takovém případě pak dochází stejně jako ve veřejném sektoru k celé řadě negativních jevů. Jednotliví dodavatelé snižují kvalitu právě na úkor ceny. A přestože není běžné, že by se snažili rozhodující osoby korumpovat, rozhodně se dá předpokládat, že budou hledat cesty, jak nízkou cenu nabídnutou v tendru v rámci tvorby díla opětovně navýšit.

Zde pak přicházejí na řadu již zmiňované problémy s právy k užívání, stanovování licenčních poplatků, jež umožní plné využívání díla, které standardně užívané smlouvy většinou nedostatečně ošetří. A pak samozřejmě závazek k dalším pracím, vyplývající právě z nemožnosti zasahovat do díla. A společnosti z praxe většinou vědí, že pokud nejsou například rámcovou smlouvou ošetřeny sazby, za které se tyto práce budou provádět, může jít o jednu z dalších pastí.

Pevně věřím, že v budoucnu se budou IT výběrová řízení odehrávat za lepších podmínek, a to pro všechny strany. O pozitivní změnu se velmi výrazně mohou zasadit právě výběrová řízení na IT v rámci veřejných zakázek, pokud budou transparentnější a lépe vedená. Stačilo by nahradit populistická prohlášení politických autorit za věcnou diskusi a zároveň změnit návyky veřejných subjektů, aby řádně plnily své závazky, včetně plateb za neoprávněné užívání či porušování autorských práv.

Pak můžeme očekávat, že pozitivní změny přirozeně vstoupí do podmínek tendrů také v soukromém sektoru – logistiku nevyjímaje. Převzaté zkušenosti s dobře vedenými veřejnými zakázkami zvýší motivaci a možná i sebevědomí společností a vytvoří férové prostředí, ze kterého bude profitovat celý obor.

Článek naleznete v aktuálním vydání odborného magazínu Logistika